POLÍTICAS SISTEMA INTEGRAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (PDP) Versión 3.0

1. Introducción

Promotec LTDA., en aras de dar cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad vigente, ha implementado el presente manual y los procedimientos correspondientes, con el fin de garantizar la adecuada Protección al Tratamiento de Datos Personales (en adelante “PDP”) de la contraparte (Clientes, Proveedores y Trabajadores), así mismo, los procedimientos mediante los cuales garantice el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

El presente manual interno de políticas y procedimientos, rige el comportamiento general que habrá de observar en todos sus ámbitos Promotec LTDA., en cumplimiento de las normas vigentes en la República de Colombia, relativas al Tratamiento de los Datos Personales que realizan los trabajadores, contratistas y encargados, para garantizar el derecho de Hábeas Data, el derecho a la autodeterminación informativa y el derecho a la intimidad.

2. Datos de contacto de Promotec LTDA., en su calidad de Responsable del Tratamiento

Promotec S.A es una Compañía de carácter comercial identificada con NIT: 860.050.390, domiciliada en la Avenida Caracas No. 28 A – 17 de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono de contacto 7423700 Ext. 204 o al correo electrónico oficialproteccióndatos@promotec.com.co.

3. Derechos de los Titulares de la Información

Promotec LTDA., de acuerdo a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, así como toda la normatividad vigente, ha implementado en el presente manual el pleno cumplimiento del artículo 8 “Derechos de los Titulares”, los cuales para efecto son:

• Facilitar el conocimiento, la actualización y rectificación de los Datos Personales de acuerdo con las reglas previstas en las normas aplicables.
• Acatar, en los términos y condiciones previstos de la ley, las peticiones, las consultas, las quejas y los reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales.
• Permitir la eliminación de Datos Personales respecto de los cuales no exista un deber legal o contractual que exija su permanencia en la base de datos.
• Conserva prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Informar de forma previa y expresa a los Titulares sobre el uso que la Compañía va a hacer de sus Datos Personales.
• Entregar de forma gratuita en los términos establecidos en la ley, copia de los Datos Personales del respectivo Titular que son o hayan sido objeto de tratamiento.

4. Deberes de Promotec LTDA. en su Calidad de Responsable

En calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, Promotec S.A., acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus Titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la Compañía, sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente.

Promotec LTDA., se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 y del procedimiento establecido para tal fin.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar a través de su página web los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que tengan autorización para el acceso de la misma.

5. Finalidad de la Recolección de Datos Personales en la Compañía

Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de Promotec LTDA., en calidad de Responsable y/o Encargado del mismo, se regirán por los parámetros establecidos e informados a las partes interesadas, a través de las autorizaciones definidas para tal fin, velando por el uso adecuado y la seguridad de la información.

En todo caso, Promotec LTDA., limita el uso de los Datos Personales a la relación específica que hay entre los respectivos Titulares y la Compañía y restringe el tratamiento a la esfera de lo expresamente autorizado por cada uno de ellos.

En estas condiciones, Promotec LTDA., establece un alto estándar de protección de los derechos de Hábeas Data, a la intimidad y a la autodeterminación informativa con el propósito de establecer lazos de confianza entre los Titulares de la información y la Compañía.

Promotec LTDA. no hará uso de los Datos Personales que ha obtenido de los respectivos Titulares para propósitos diferentes a los señalados al inicio de la relación contractual o comercial.

6. Políticas de Protección de Datos Personales

La presente política entra en vigencia el 15 de diciembre de 2020 actualizando los documentos que se haya implementado con anterioridad en Promotec LTDA., en lo relacionado a la Protección de Datos Personales.

Se establecen las siguientes directrices para la gestión del Sistema en la Compañía:

6.1. Política Superior para la Protección de Datos Personales

Promotec LTDA., dando cumplimiento con la normatividad vigente para la República de Colombia, impartida por los entes reguladores referente a la Protección de Datos Personales y ejerciendo el debido tratamiento de los mismos, de acuerdo a los principios, derechos y deberes de los Titulares de la información, así como para los procedimientos de recolección, mantenimiento, uso, atención de solicitudes y disposición final de los Datos Personales en las bases de datos, ha implementado medidas de seguridad de la información, reconociendo la importancia de los mismos, ratificando el compromiso de la Compañía en incrementar los estándares de protección; lo anterior, con el fin de garantizar a la Contraparte (Accionistas, Clientes, Trabajadores y Proveedores), el tratamiento idóneo de su información , de acuerdo a su naturaleza, tal y como lo define la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, se solicitará a los titulares de la información de manera previa y expresa la autorización para el Tratamiento de Datos Personales mediante la página web de la Compañía (Clientes), así como el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin (Proveedores y Trabajadores) y les dará a conocer las finalidades de dicho tratamiento.

6.2. Política Tratamiento Datos Personales recolectados debido a la Pandemia (Covid-19).

Promotec S.A., de acuerdo a lo establecido en la Resolución 666 de 2020, ha implementado Protocolos de Bioseguridad de obligatorio cumplimiento para las contrapartes (Trabajadores, Clientes y Proveedores) que ingresen a las instalaciones de la Compañía, de igual forma para aquellos que se encuentran en “Trabajo en Casa”.

En el desarrollo de estos protocolos, los titulares suministran información relacionada con su estado de salud, que son catalogados como Datos Sensibles; por lo anterior, y dando cumplimiento al deber de informar la finalidad de la recolección de los datos, la Compañía les notifica que la información suministrada es tratada únicamente con el fin de prevenir, tratar y mitigar la propagación del virus Covid-19, una vez cumplida está finalidad, los datos serán suprimidos de las bases físicas y digitales de la Compañía.

6.3. Política para la Actualización, Rectificación, Supresión y Revocatoria de Datos Personales

Promotec LTDA., dando cumplimiento a los derechos de los Titulares de la información, atenderá todas aquellas solicitudes de actualización y rectificación de los datos, con el fin de que la información contenida en las bases será veraz, evitando así información parcial, inexacta, incompleta o fraccionada que induzca a error.

En los casos de supresión y/o revocatoria de los datos, se realizará siempre y cuando el Titular no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Cuando la revocatoria de la información sea tipo parcial, es decir, solo aplique para algunas de las finalidades de dicho tratamiento, la Compañía podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

6.4. Tratamiento de los Datos de Imagen y Video mediante Sistemas de Videovigilancia

Promotec con el fin de garantizar la seguridad de las personas y bienes materiales al interior de la Compañía, ha implementado un sistema de videovigilancia por medio del cual se realiza la supervisión y monitoreo de las actividades diarias, sin tener un impacto en la privacidad de las personas; por lo anterior y teniendo en cuenta que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la imagen captada mediante fotografías y video, es considerada un dato personal, la Compañía ha adoptado las medidas técnicas, humanas y de seguridad efectivas y pertinentes para garantizar los derechos de los Titulares de la información, quienes son informados del registro y, del propósito, el cual es únicamente administrativo, de seguridad y disciplinarios.

6.5. Política para el Tratamiento de Datos Personales provenientes de Terceros

Promotec LTDA., sólo acudirá a Datos Personales obtenidos por otros Responsables cuando haya realizado la verificación, que estos Responsables cuentan con la autorización de los Titulares para brindar su información y hacer uso de los mismos a terceras personas, para los fines requeridos por la Compañía.

6.6. Política tratamiento de Datos de los Menores

Dada la naturaleza de estos datos, Promotec LTDA., velará por el uso adecuado de los mismos, asegurando la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes; razón por la cual, restringe el tratamiento de dichos datos a lo estrictamente indispensable; por lo anterior, se solicita el consentimiento previo y expreso de los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva de su tratamiento.

6.7. Política Tratamiento de los Datos Personales Sensibles

Promotec LTDA., dará Tratamiento a los Datos Personales sensibles, de acuerdo con las siguientes reglas:

• El Tratamiento de los Datos Personales sensibles por parte de Promotec S.A., es manifiestamente excepcional y se restringe a los estrictamente necesarios para satisfacer sus necesidades comerciales o para las obligaciones asociadas a su operación y funcionamiento.
• El titular deberá otorgar su consentimiento previo y expreso para el tratamiento, excepto cuando (i) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho, en un proceso judicial, (ii) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso, la compañía adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares, y (iii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Los Titulares recibirán de forma previa información suficiente sobre la razón y finalidades por la cual la Compañía, procesa dicha información. Igualmente, se les indicará de forma previa y específica que la entrega de la información sensible es voluntaria

6.8. Política de Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Promotec S.A., realizará la transmisión y/o transferencia de los Datos Personales siempre y cuando el titular haya otorgado su autorización previa y cuando así se requiera, a sus aliados estratégicos, esta transmisión y/o transferencia quedará formalizada por medio de un documento contractual; adicionalmente, la Compañía velará por el cumplimiento de las políticas de PDP de Promotec LTDA.; es importante mencionar que este procedimiento es puesto en conocimiento del Titular, al momento de firmar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

En lo referente a la Transferencia Internacional de Datos, la Compañía deberá verificar que el país receptor, cuente con niveles adecuados de protección de datos para la información.

6.9. Política Medidas de Seguridad y Protección de los Datos Personales

En Promotec S.A., el respeto de la privacidad y de la seguridad de los datos de los Clientes, Proveedores y Trabajadores es fundamental, conscientes de la confianza que depositan en la Compañía al requerir los servicios, se han implementado todas las medidas de seguridad necesarias, para proteger los datos.

La Compañía, brindará todas las medidas humanas y técnicas a su alcance , con el fin de evitar la copia, adulteración, consulta indebida o eliminación de los Datos Personales tratados, contrarrestando así la posibilidad de que la información a cargo de la Compañía, sea utilizada sin autorización o de manera fraudulenta. Todas estas medidas se encuentran descritas de forma detallada, en las Políticas de Seguridad de la Información.

6.10. Política Seguridad para el Intercambio Físico o Electrónico de Datos

Todas las plataformas financieras utilizadas por Promotec LTDA., para el pago de obligaciones , deben contar con el Estándar de Seguridad de Datos, el cual establece un conjunto de medidas prácticas y herramientas que pretenden garantizar la seguridad en el tratamiento de la información asociada a medios de pago electrónicos.

El sitio web cuenta con certificado SSL (Secure Sockets Layer, en sus siglas en inglés), el cual permite encriptar los datos mientras viajan desde el computador de los usuarios hasta el servidor de la Compañía. De esta forma, se pretende evitar la interceptación de la comunicación con fines ilegales.

Los Trabajadores de la Compañía, están llamados al debido cuidado y diligencia a la hora de realizar el envío de la información, ya sea por medio físico o electrónico, verificando que el contenido sea el pertinente y que el destinatario final de la información, sea el correcto, de forma tal, que no se vulnere ninguno de los principios de la Protección de Datos Personales.

Dentro de los correos electrónicos de todos los Trabajadores se tiene en cuenta el aviso de privacidad de los datos personales que están incluidos dentro de la información, con el fin de dar aviso y comunicación a las partes interesadas de las Políticas internas de Promotec.

7. Finalidades Tratamiento de Datos Personales – Clientes

Promotec LTDA., realizará el Tratamiento de datos de los Clientes con el propósito de prestar los servicios adecuadamente, de conformidad con el objeto social de la Compañía; la información obtenida será utilizada para el desarrollo de la labor comercial; con el fin de obtener el consentimiento claro, previo, expreso e informado, salvo las excepciones legales de los Clientes, la Compañía ha dispuesto las finalidades y autorización para el tratamiento de Datos Personales mediante la página webwww.promotec.com.co en el aviso “Políticas Protección de Datos”.

7.1.1. Finalidades Básicas - Clientes

1. Mantener el contacto que exige la respectiva relación comercial y realizar todas las actividades y gestiones asociadas a su desarrollo.
2. Velar por la adecuada atención de las necesidades y requerimientos en calidad de cliente, sea que ello se surta directamente a través de Promotec LTDA., o de terceros, nacionales o extranjeros, quienes, en todo caso, deberán quedar obligados a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorización.
3. Realizar labores de cobranza, por sí o por medio de terceros contratados para el efecto, a través de visita, mensajes de texto, mensajes de voz, correos físicos y electrónicos y de medios telefónicos y/o presenciales.
4. Hacer entrega de los datos personales a las autoridades nacionales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.
5. Acudir a otras fuentes de información, con el fin de verificar que los datos que he suministrado ante Promotec LTDA., son veraces, completos, exactos y actualizados y acudir periódicamente a dichas fuentes de información en aras de actualizar y completar dicha información.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones fiscales y administrativas y, en general, atender la operación ordinaria de Promotec LTDA.
7. Valorar el riesgo crediticio de los deudores y avalistas y reportar la información relativa al desarrollo de los respectivos contratos a las centrales de riesgo, todo lo cual se adelantará en las condiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008 hacer entrega de mis datos personales a las autoridades nacionales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.
8. Llevar registro de las situaciones en las cuales se defrauda o se intenta defraudar a Promotec S.A., por cualquier medio y/o a través de la suplantación de los titulares, o alteración de documentos.
9. Actualizar, verificar, validar y complementar los datos personales objeto de tratamiento.

7.1.2. Finalidades Adicionales – Clientes

Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales adicionales suministradas por los Clientes de la Compañía, son:

10. Realizar actividades de promoción y marketing en relación con bienes y/o servicios adicionales a los que he adquirido.
11. Conservar los datos personales más allá del término legal necesario en aras de mantener el contacto comercial.
12. Identificar las necesidades, gustos y preferencias en relación con mis hábitos de consumo de bienes y de servicios.
13. Realizar cruce de mis datos personales, en aras de identificar mi perfil comercial y comportamiento crediticio.
14. Compartir y/o ceder mis datos personales con sus aliados comerciales radicados en Colombia o en el extranjero, en el entendido de que Promotec S.A., implementará mecanismos de control, de forma tal que el uso de la información compartida o cedida se ajuste a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorización.

Para efectos de lo autorizado, de acuerdo con las finalidades descritas en los literales k) a m), indico que podré ser contactado a través de los siguientes medios de comunicación:

- Teléfono Fijo, Teléfono Celular, Mensajes de Texto, Dirección Electrónica, Dirección Física.

Esta autorización se suscribe en el entendido que gozo de la facultad de revocar en cualquier momento cualquiera de los componentes establecidos en los literales j) a n), y a que gozo, igualmente en relación con dichos literales, de modificar, adicionar o suprimir cualquiera de los canales de comunicación mencionados anteriormente.